辦公場所的私密性危機嚴重影響員工敬業度

(亞太區-中國 上海)曾幾何時,開放式的空間布局在各個企業的辦公室里大行其道,這種打破隔閡,鼓勵員工相互溝通協作的設計受到追捧。然而,根據全球領先的辦公家具制造商Steelcase近期完成的一項調研顯示:太多的互動交流和太少的私密性對員工的創造力、生產力、敬業度以及身心健康都造成了嚴重的負面影響。這或許可以解釋蓋勒普近期發布的全球辦公場所狀況報告:全世界范圍內只有11%的員工在工作中感到投入而且被鼓舞,63%的員工則缺乏敬業度。

根據Steelcase委托全球調研機構IPSOS對歐洲、北美、亞洲共14個國家10,500名員工的辦公場所的調研顯示:缺乏足夠的私密空間正成為全世界企業都面臨的一個普遍問題。這一調研指出,能夠聚精會神、處于小組之間但是不受干擾,或能根據手上的工作選擇辦公地點,是最普遍的未被滿足的需求。調查還發現,敬業度最高的11% 的員工有相對而言更多的私密空間:98%的人表示他們可以很容易地集中精神工作而不被打擾;88%的人可以自由選擇工作地點和方式。與之相反,對辦公環境強烈不滿意的員工敬業度也最低。

辦公場所的私密性對員工工作效率以及敬業度的影響主要有以下幾個原因:首先員工需要處理的信息量不斷加大,當員工試圖將注意力放到多種工作上時,易被干擾,結果一件事情也做不好;其次,因為開放式空間,人員眾多,讓我們更易受到他人的打擾。美國加州大學近期完成的一項研究表明:辦公室里的員工平均每三分鐘就被數字干擾或人為干擾打斷一次,每當干擾發生,要思想重新回到手上的工作中需要23分鐘,無形中降低了員工的工作效率;第三大原因是過度曝光。缺乏私密性導致員工感到自己過度地暴露在辦公場所,哪怕只是身邊有人經過也會讓我們覺得自己的隱私已被他人窺視。這一問題在中國企業中尤為顯著。

對私密性的需求是普遍存在的,即使像在中國這樣崇尚集體主義的國家,員工也需要個人空間。然而在中國,人們對個人私密性的理解和西方人有所不同。在西方世界里,私密性更多意味著管理并控制刺激源。被干擾在中國不太被談及,私密性更多意味著控制信息,不讓別人看見個人信息,逃離他人視線。

Steelcase在中國進行了一項有關辦公場所私密性調查,通過4,132多人的網絡投票顯示超過半數的員工都被 “辦公室太吵,無法集中思想(62.2%)” 以及 “沒有合適的私密場所進行交談(57.2%)”所困擾。由此可見,當人們說他們需要一點私密性時,可能是完全不同的意思。為了能更好的滿足員工對私密性空間的需求, Steelcase發現并定義了這樣五個私密體驗:

  1. 策略性匿名:不為人所知/“隱形人”
    讓自己不為人知就不會被打斷,用全新方式表達自我,或嘗試新行為。
  2. 選擇性曝光:選擇讓他人看到的內容
    人們面對不同的對象會展示不同的自我,選擇不同的信息分享給他人。
  3. 被托付的信任:秘密分享
    在小組合作共事時我們選擇和他人分享個人信息或情感也會涉及到信任的程度。
  4. 有意屏蔽:自我保護
    工作中缺少私密性會讓人產生被侵犯的感受,并尋找保護自己不受干擾、不被窺視的途徑。
  5. 有意獨處:讓自己和環境分開
    即使身處小組中也可以將思維從小組中脫離,不管是專心工作、輕松放電還是從事私人活動都能夠實現。

在辦公場所提倡私密性,并不是要讓員工重新回到一個個單獨的隔間中。人們傾向于把私密空間想做私人辦公室,私密性并不總是意味著四面墻和一扇門。Steelcase將個人私密性的基本心理情境分成兩個領域:信息控制——別人能如何了解我們,以及對刺激源的控制——管理干擾。員工可以在兩面墻之間感受到私密,也可以在開放的空間里感受到私密,這取決于工作的類型以及所需要的體驗。私密的真正的意義在于控制和選擇,即讓員工可以自行在一應俱全的空間里選擇一個由互聯的區域和配置所組成的、能夠滿足人們身體、認知、心理層面需求的生態系統。

溝通協作依然是最重要的工作方式之一,在推進合作共事的過程中,一直以來被大家忽略的就是個人時間對合作所貢獻的價值。當員工能更高效地、不受干擾地利用個人時間處理和解決問題,就能同時提高溝通協作的效率。因此創建一個全新的辦公生態系統,在私密性和溝通協作之間取得恰當的平衡,即從根本上來講是讓個人對他周邊的環境有選擇以及一定程度的控制能力。企業才能獲得巨大回報:更高的敬業度、更堅定的合作、更高的生產效用、更好的員工身心健康水平,以及最終讓企業在當今商業社會中獲得成功的創新速度和規模。
有關私密性危機報告的完整版本,請訪問360.steelcase.com

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